Heb je zin om orde op zaken te stellen? En niets is zo bevrijdend als het wegwerken van die vervelende papierberg op uw bureau. Maar welke documenten mag u als oud papier klasseren en welke houdt u het best nog even bij?
Documenten bijhouden doen we vooral om ze als bewijs te kunnen gebruiken. En dat kan in twee richtingen gebeuren: ofwel wilt u bewijzen dat u een betaling wel degelijk hebt gedaan, ofwel dat iemand u nog geld schuldig is. Hoelang we bepaalde papieren moeten bijhouden, hangt vanzelfsprekend af van het soort document. Maar als algemeen principe geldt dat eenmaal de verjaringstermijn verstreken is, u het document niet meer kunt gebruiken om uw gelijk te bewijzen.
Op deze pagina’s vindt u een lijst met de bewaartermijnen van de meest gebruikelijke documenten. Deze termijnen zijn gebaseerd op de wetgeving of op het gebruik, maar telkens geldt dat ze onderbroken worden (de teller wordt dus op nul gezet) wanneer een schuldeiser een procedure start of wanneer u een schuldbekentenis doet. En ook al wordt u gedagvaard voor een schuld die al verjaard is, toch moet u voor de rechtbank verschijnen.
WEETJE Veel facturen worden vandaag via elektronische weg betaald. Het volstaat dan niet dat u een print maakt en die samen met uw andere papieren documenten bewaart. U bent verplicht ze onder elektronische vorm te bewaren, bijvoorbeeld op een cd-rom.
1 tot 6 maanden
1 maand:
- kastickets: om een gekocht artikel om te ruilen hebt u meestal uw kasticket nodig
- oproepingsbrief voor de verkiezingen.
6 maanden:
- hotel- en restaurantnota’s en betalingsbewijzen.
1 jaar
Een ontslagbrief (zowel als u zelf uw opzeg geeft als wanneer u ontslagen wordt), te rekenen vanaf het einde van de opzeggingstermijn.
- Jaarlijks overzicht van de groepsverzekering (bij te houden tot volgend overzicht).
- Het bewijs dat u uw schoorsteen hebt laten reinigen.
2 jaar
- Ziekenhuisfacturen en betalingsbewijzen van andere medische kosten (arts, kinesist, apotheker, tandarts,… enz.), te rekenen vanaf het einde van de maand waarin deze zorgen werden verleend.
- Facturen van een reisagentschap.
- Aankoopfacturen en/of garantiebewijzen van elektrische toestellen, meubels,… (de wettelijke garantietermijn bedraagt namelijk minimaal 2 jaar).
WEETJE Als er binnen de 6 maanden na de levering een gebrek opduikt, dan wordt dit gebrek geacht al van bij de levering te bestaan. Eens deze termijn verstreken, moet u als koper bewijzen dat het gebrek reeds bestond en de garantie dus geldt. Voor producten met een lange levensduur geldt vaak een langere garantieperiode.
3 jaar
- Strookje van de post-assignatie waarmee het pensioen betaald wordt.
- Contracten en betalingsbewijzen van verzekeringspremies, andere dan een levensverzekering (brand, Burgerlijke aansprakelijkheid familiale, Burgerlijke aansprakelijkheid auto – zie Andere termijnen), en dit te rekenen vanaf de einddatum van de polis.
- Kopie van de brief waarmee u een verzekeringsovereenkomst opzegt.
5 jaar
- Betalingsbewijzen van de kinderbijslag, onderhoudsgeld, werkloosheidsuitkeringen, vakantiegeld, eventuele andere uitkeringen.
- Documenten die te maken hebben met huur: de huurovereenkomst, de plaatsbeschrijving, betalingsbewijzen van de huurwaarborg en de maandelijkse huur, een kopie van de opzeggingsbrief (mét ontvangstbewijs). De termijn begint telkens te lopen vanaf het einde van de huurovereenkomst.
- Facturen en betalingsbewijzen van: gas, water, elektriciteit, telefoon, gsm, internet, teledistributie.
- Rekeninguittreksels en andere bankdocumenten. U houdt ze langer dan 5 jaar bij wanneer ze als bewijs kunnen dienen van de terugbetaling van een schuld die over een langere periode gespreid is (zie bij: 10 jaar).
- Honoraria- en kostennota’s van advocaten en notarissen.
Nieuw! 7 jaar
De minister van Financiën heeft zichzelf een langere onderzoekstermijn cadeau gedaan: zowel voor de inkomstenbelastingen als voor de btw is de verjaringstermijn van 5 op 7 jaar gebracht. Volgende documenten moet u dan ook 2 jaar langer bijhouden dan vroeger.
Voor de directe belastingen:
- een kopie van de belastingaangifte
- bewijsstukken van de kosten die u fiscaal in mindering bracht
- alle documenten in verband met belastbare inkomsten (beroeps-, roerende- en onroerende)
- het aanslagbiljet en betalingsbewijzen van alle belastingen en taksen.
- Het boekhoudrecht en de diverse fiscale wetboeken verplichten de ondernemer zijn boekhouding en verantwoordingsstukken een welbepaalde periode te bewaren. Het wetboek inkomstenbelastingen voorziet in een termijn van vijf jaar. De belastingplichtige moet de boeken en bescheiden aan de hand waarvan het bedrag van zijn belastbare inkomsten wordt vastgesteld, bewaren tot het verstrijken van het vijfde jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk.
Voor de btw:
- documenten in verband met de boekhouding, facturen en andere stukken die te maken hebben met uw activiteit.
- Het wetboek btw legt een langere termijn op. De boeken, facturen en andere stukken moeten zeven jaar worden bewaard, te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun sluiting wat boeken betreft, op hun datum wat facturen of andere stukken betreft. Het wetboek btw legt dus een langere periode op dan het wetboek inkomstenbelasting.
- Stel dat het boekjaar 2006 samenvalt met het kalenderjaar. Voor de vennootschapsbelasting moeten de boeken en bescheiden bijgehouden worden tot eind 2011. Voor de btw. mag de boekhouding van 2006 pas weg eind 2013. Twee jaar later dus in vergelijking met de vennootschapsbelasting.
10 jaar
- Leningsovereenkomsten en betalingsbewijzen, te rekenen vanaf de betaling van de laatste schijf.
- Documenten in verband met bouw- en renovatiewerken: de overeenkomst met de architect, de aannemer en alle facturen die daarmee te maken hebben, te rekenen vanaf de definitieve oplevering.
- Documenten die te maken hebben met het beheer van mede-eigendom (proces-verbaal van de algemene vergadering, briefwisseling met de syndicus,…).
- Akte van de hypothecaire lening en betalingsbewijs.
- Kredietovereenkomsten en betalingsbewijzen.
- Aankoopborderellen van effecten (eventueel langer te bewaren als u het effect nog niet verkocht hebt).
- Schadedossiers (10 jaar na het beëindigen van de vergoeding, maar langer als er medische gevolgen mogelijk zijn).
- Ontvangstbewijzen van niet-belastbare inkomsten.
Levenslang
- Diploma’s en professionele certificaten.
- Medische documenten: bloedgroepkaart, vaccinatiekaart, resultaten van analyses en onderzoeken, eventueel radiografieën.
- Rijbewijs.
- Documenten in verband met huwelijk, samenwoning (wettelijk of feitelijk), echtscheiding (definitief vonnis, echtscheidingsovereenkomst), samenlevingscontract
- Notariële akten.
- Schenkingsakten (om ruzies tussen erfgenamen en verdenkingen van de fiscus te vermijden).
- Testamenten, documenten in verband met successie.
WEETJE Radiografieën moet u beschouwen als klein chemisch afval. U kunt ermee terecht op het containerpark of bij uw apotheker.
Andere termijnen
- Jaarlijkse loonfiches en jaarlijks uittreksel van de CIMIRe (Multisectoriële individuele rekening – de dienst die uw loongegevens voor de pensioenberekening bijhoudt): tot uw pensioen.
- Overeenkomst voor een levens-/overlijdensverzekering: tot de begunstigden uitbetaald zijn.
- Basisakte van een (mede)eigendom: zolang u (mede)eigenaar blijft.
- Aankoopfactuur en boorddocumenten van uw wagen: zolang u eigenaar bent.